De las libretas a las hojas de cálculo

Cómo G Suite le ayudó a un administrador de edifcios

Carlos Olivares General Leave a Comment

Para quienes ya trabajan con una computadora no está siendo tan difícil adaptarse a vivir de manera remota, a usar internet todo el tiempo y a trabajar en línea. Pero es un privilegio, y la mayor parte de la gente no sabe cómo explotar el uso de un correo electrónico, o una hoja de cálculo. Estos tiempos los han obligado a aprender. 

Las consultas que recibimos en GPC Inc suelen ser de compañías que necesitan ampliar el ancho de banda del internet contratado, o requieren asesoría construyendo su oficina en la nube, sin embargo, hoy en día nos escribe quien necesita hacer su trabajo y se enfrenta a la nueva tecnología.

Un ejemplo concreto:

Doña Concepción, administradora de un edificio en la Ciudad de México y adulto mayor,  tenía que entregar los reportes de la administración en 5 días y todo lo tenía anotado en papel. Me llamó ese día porque escuchó que yo sé cómo enviar reportes por correo sin que los destinatarios puedan modificarlo.

Muchas personas aún usan papel y notas para organizar su información.

A muchos de nosotros no nos sorprenderá: hacer reportes, trabajar en ellos en línea o incluso encriptar su información son tareas comunes, pero para doña Concepción, no es una tarea cotidiana. Toda la administración se hace en papel, así ha sido siempre. 

Además de necesitar enviar el reporte “sin que los que lo reciben lo puedan cambiar”, recibía correos electrónicos con documentos adjuntos,  desde ahí las abría una y otra vez, por lo que al editarlas, volvía a abrir el documento original y nunca se le guardaban los cambios.

Para poder ayudarla, nos conectamos con un programa que me permite ver su pantalla y manejar su mouse, con su autorización.

El primer problema: estaba usando el documento de texto para llevar las minutas de las juntas, y usaba una hoja de cálculo con sumas hechas a mano. Le mostré que en la hoja de cálculo podía hacer una fórmula para hacer sumas de los pagos mensuales de los vecinos.

Después, cómo debía de guardar estos archivos en una carpeta que nombramos “Administración Edificio” para que tuviera un solo lugar donde guardar los archivos de trabajo.

Revisamos archivo por archivo para comprobar que las fórmulas de la hoja de cálculo estuvieran bien, y ajustamos sumas de lo que cada vecino ha pagado en el año, así como el total de ingresos y después, otra suma de los gastos.

Aprovechamos que su hija Gaby, quien vive en otra colonia, también tenía información de los gastos que le ayudó a recopilar durante una visita en la época pre-covid, y le compartimos la carpeta para que pudiera añadir los documentos faltantes sin que tuviera que ir a la casa de la señora Concepción. Al “compartir carpeta” con su hija, pudo añadir información a los documentos que ya teníamos trabajados.

Desde su casa, Gaby pudo entrar a la hoja de cálculo y añadir la información faltante. De esta forma se logró completar la información y darle el formato necesario. No hubo necesidad de juntar dos o más archivos: en uno, con la colaboración remota de su hija, se pudo completar la tarea.

Al final, en la carpeta de trabajo se asignaron permisos a los vecinos del edificio para que pudieran VER pero NO modificar la información documental. Se envió un correo con la liga de cada uno de los archivos y todos los vecinos pudieron ver el resumen de entradas, salidas, gastos y la administración logró su tarea: informar a los inquilinos de los estados financieros de la administración.

Un inquilino notó que un pago que había realizado no estaba anotado en la contabilidad, por lo que avisó a la administradora y ella pudo hacer el ajuste en el mismo documento, y todos los vecinos vieron el cambio realizado de forma instantánea sin necesidad de volver a reenviar los archivos.

El uso de herramientas que parecen cotidianas para unos, no lo es para todos. En GPCinc creemos que no existen clientes pequeños y tenemos soluciones para todo tipo de necesidades. 

GSuite es una herramienta sencilla y poderosa que beneficia la vida profesional de cualquier persona en cualquier oficio o misión laboral. En el caso de Doña Concepción, logramos organizar la contabilidad de un edificio, en el caso de otros clientes: proveer un espacio virtual para sus más de 30 empleados quienes ahora se enfrentan a trabajar en vía remota. 

Acércate, tus dudas siempre son válidas y nosotros estamos para resolverlas. 

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