Google Sheet Tips

5 tips de Google Sheet que necesitas conocer

Carlos Olivares Aplicaciones, Google Leave a Comment

Te dejamos un pequeño conjunto de fórmulas y funciones útiles que te permitirán variar la forma como analizas tus datos en Google Sheet. Algunas seguro que te sacarán de más de un aprieto y otras te enseñarán una nueva manera de aproximarte a esta herramienta. Echa un vistazo e intenta aplicar algunos de estos tips.

Seguramente has usado en más de una ocasión la Hoja de Cálculo de Google, mejor conocida como Google Sheet. Y es probable que muchas veces te hayas encontrado dando muchas vueltas para hacer operaciones que no deberían ser tan complicadas.

Y es que el listado de funciones que se pueden ejecutar con las fórmulas de Google Sheet es bastante amplio, a la vez que útil. No es necesario aprenderse todo de memoria, puesto que para eso tenemos a mano diligentes ayudas, pero sí que podemos tener presente algunos tips para apoyarnos en momentos difíciles y en la realización de operaciones bastante comunes.

1. Crear un gráfico en una celda de Google Sheet

Google Sheet permite agregar un gráfico miniatura dentro de una celda. De esta manera se pueden comparar diferentes gráficos en una misma hoja, a simple vista. También se pueden configurar de varias maneras para darle colorido a tu hoja de cálculo.

Para hacer esto se usa la función SPARKLINE().

Por ejemplo, =SPARKLINE(A1:F1) genera un gráfico miniatura con los datos que aparecen en la fila 1, desde la columna A hasta la F.

Creación de un gráfico con SPARKLINE()

Pero esto no es todo. Hay muchas opciones que se pueden agregar a esta función para personalizarla. Las explicaciones de uso de todas ellas se encuentra bien detalladas en la ayuda de Hoja de Cálculo.

2. Tomar el último valor de una lista

Hay ocasiones en las que agregamos valores a una lista con cierta frecuencia y, en una fórmula determinada, necesitamos usar el último elemento agregado. Debido a que la lista va creciendo, no podemos asignar una casilla fija a nuestro procedimiento de cálculo, sino que requeriríamos hacerle mantenimiento continuo.

Por ejemplo, imagina que usas una fórmula para saber cuánto aumenta un valor con respecto al anterior en una lista que mes a mes va creciendo. Esto sería muy difícil de hacer si quieres que el valor sea calculado en la misma celda todo el tiempo.

Afortunadamente existe una forma de conocer el último valor de una lista con la combinación de los métodos INDEX() y COUNTA().

Uso de métodos en conjunto

INDEX() te permite devolver el valor de una celda especificando en qué columna y fila mirar dentro de un conjunto previamente definido. Por ejemplo, la función =INDEX(A1:C3;2;1) primero define el conjunto de valores que van desde la celda A1 a la celda C3, y luego devuelve el valor ubicado en la fila 2, columna 1, de ese conjunto definido.

COUNTA() cuenta la cantidad de celdas llenas en determinado conjunto. Por ejemplo, =COUNTA(A1:A10) contará las celdas llenas que hay entre la A1 y la A10.

Uniendo ambos métodos se puede usar la función =INDEX(A:A;COUNT(A:A);1) para definir el conjunto de todas las celdas de la columna A y extraer el valor que hay en la fila definida por el número de celdas llenas. Hay que tener en cuenta que COUNTA(A:A) dará un valor que se corresponderá con la última fila usada, si no hay celdas vacías intermedias.

3. Dar nombre a un rango de datos

Cuando usas fórmula que requieren uno o varios rangos de datos del tipo SUMA(B3:D8) ó COUNTA(A1:A10), muchas veces obtienes una función larga y difícil de leer. Para facilitarte un poco las cosas puedes usar la función “Rangos con Nombre” para asignar una etiqueta legible y con sentido a estas abreviaturas.

En lugar de colocar SUMA(A1:A10), asignas el valor “PagosDeNoviembre” al rango A1:A10 y obtienes un algoritmo más legible a simple vista como SUMA(PagosDeNoviembre).

Puedes hacerlo de la siguiente manera:

  • Selecciona las celdas que quieres nombrar, abre el menú Datos, y click en Rangos con Nombre.

  • Se abrirá un menú a mano derecha. Escribe el nombre que desees para ese rango y pulsa click en OK.

Los nombres para los rangos tienen que cumplir las siguientes características:

  • Pueden contener solo letras, números y guión bajo (underscore).
  • No deben comenzar con un número ni con las palabras “true” o “false”.
  • Deben prescindir de espacios y puntuaciones.
  • Tienen un límite de 250 caracteres.
  • No pueden usar la sintaxis propia de los rangos, por ejemplo no puedes usar nombres como “A1:B3” o “R1C1:R2C3

Nota: Cuando borras un rango, cualquier fórmula que haga referencia a él no funcionará.

4. Protección de datos y validación

A veces tenemos problemas cuando hemos compartido una hoja de cálculo en un trabajo colaborativo y otros integrantes introducen datos con formatos no deseados o con errores de tipeo.

Con Google Sheet puedes asegurarte de que las celdas deseadas acepten únicamente tipos de dato previamente especificados. También puedes hacer una lista predefinida de datos que podrán seleccionarse de un menú desplegable.

Creando los reglamentos

Para crear una lista desplegable o limitar el tipo de datos que se pueden introducir en las celdas, debes hacer lo siguiente:

  • Selecciona la celda o celdas donde quieres crear la lista desplegable o limitar el tipo de datos. Despliega el menú Datos, y haz click en Validación de Datos.

  • En la listado Criterios, selecciona una opción. Puedes elegir listar un conjunto de celdas a partir de un intervalo, o listar elementos separados por comas. Después escoge el tipo de datos a los que se limitará la entrada de las celdas seleccionadas: número, texto o fecha.

Para cambiar o borrar una lista desplegable tendrás que:

  • Seleccionar las celdas que deseas cambiar.
  • Desplegar el menú Datos. 
  • Hacer click en Validación de Datos.
  • Cambiar los datos editando los elementos de la lista o seleccionando una nueva opción del menú desplegable Criterios. Para borrar la validación de datos, haz click en el botón “Eliminar validación”.
  • Click en Guardar.

5. Integración con Formularios de Google

Con G Suite puedes crear formularios y trasladar automáticamente las respuestas a Google Sheet. Una vez que las respuestas son recibidas, puedes usar el resto de funciones de la Hoja de Cálculo para analizarlas y visualizarlas. Es por esto que los Formularios de Google son ideales para planificar eventos, hacer encuestas o recolectar cualquier otra información, de forma sencilla y directa.

El procedimiento para crear un formulario es bastante simple. Para empezar, solo tienes que seleccionarlo en el menú “Nuevo” de Google Drive. Desde allí llegarás a la interfaz en donde se configura el contenido de tu investigación.

Usando los Formularios

Un formulario nuevo inicia como una hoja en blanco en espera de que le agregues un título y una descripción. Configurar la primera pregunta del formulario se hace a través de un menú desplegable. Allí podrías colocar “selección simple” o “respuesta corta”, por ejemplo. Cada tipo de pregunta tiene sus respectivas formas de modelar.

Desde el menú de la derecha se pueden ir agregando otras preguntas, así como separadores, secciones, intertítulos, imágenes, videos, etc, de una forma muy sencilla. También es posible modificar el orden de los elementos arrastrando y soltando en la estructura del cuestionario. Una vez creado el formulario se guarda y se envía a los destinatarios por correo u otro medio.

Cuando se han recibido las primeras respuestas podemos acceder a la sección del mismo nombre y ver en directo, con gráficos y resúmenes, el avance de la encuesta. En esta sección hay un botón con el que se pueden exportar en cualquier momento los resultados a una Hoja de Cálculo de Google para aplicarle las funciones deseadas y realizar los análisis que necesites.

Como ves, es muy sencilla la integración de Formularios con Hoja de Cálculo de Google.

Esperamos que te haya sido útil esta lista de tips para Google Sheet. Te recordamos que esta aplicación de Google es parte del paquete G Suite para empresas.

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